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スタンプ機能を活用して、ドキュメントの処理工程を分かりやすくする3つの方法

複数の人が同じドキュメントで作業している場合、コメントやスタンプを使用すると、効率よく作業を進めることができます。今回はPDFのスタンプを活用して他のユーザーと円滑に情報を共有する3つの方法を紹介します。

 

1.チェックマークを挿入する

 

契約書や同意書に「ここに署名」スタンプを挿入し、サイン者にサイン箇所を分かりやすく伝えることができます。サイン完了後、スタンプを削除します。

  1. PDFを開き、「スタンプ」ツールをクリックします
  2. 「標準」タブから「ここに署名」スタンプを選択します
  3. サイン箇所にスタンプを配置します

201912_PDF_Mac_Standard_Stamp50_.gif

2.処理工程をスタンプで分かりやすく

 

日時の情報を含むカスタムスタンプを挿入することができます。これは、請求確認の際に請求書に「受領済み」「承認済み」「支払い済み」などのスタンプを挿入することで状況がひと目で確認でき、業務効率化につながります。

  1. 「スタンプツール」ページの「カスタム」タブを選択します
  2. 画像スタンプまたはテキストスタンプを作成できます(例として「テキストスタンプ」を作成)
  3. テキストフィールドに「支払い済み」と入力し、形を選択します
  4. 時刻と日付をオンにします(オプション)。
  5. 「追加」をクリックし、PDFにスタンプを配置します 

201912_PDF_Mac_Custom_Stamp50_.gif

3.スタンプを編集不可にする

 

スタンプが重要で、ドキュメントを編集できないようにしたい場合は、別のファイルとしてコピーを保存し、編集不可のドキュメントを作成することができます。

  1. トップメニューバーの「ファイル」をクリックします
  2. 「別のファイルとしてコピーを保存」を選択します
  3. ファイルのコピーの保存先を選択します

201912_PDF_Mac_Flattened_Copy50_.gif

 

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