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远距工作(或在家上班) 更有效率:便利贴笔记、图章标记、电子签名、邀请多人签署

科技的演进加速弹性工时分配与远距工作的趋势。配合科技的运用,让资讯流通更加容易, 让工作更具效率。下面我们分享四个 小技巧,教您如何克服远距工作带来的问题与困扰:


利用「便利贴」建立有效沟通 
 

当团队成员会在同一份文件上共同作业时,您可以利用「便利贴」工具 ,将个人的注解置入在PDF文件内,让沟通过程更加有效率 :

  1. 打开PDF文件并点击「便利贴」工具
  2. 点击PDF文件中任一处欲置入的笔记的位置
  3. 在弹跳的视窗中,打字输入你的意见并点击"储存"按钮
  4. 文字内容便会存在该笔记便利贴中202002_PDF_iPad_Sticky_Note50_.gif

使用「图章」显示注记文件状态
 

您可以利用图章功能 ,结合显示时间和日期的资讯,在文件传递的流程中,帮助他人有效提示 该文件重点内容或当前的处理状态:

  1. 点击「图章」工具
  2. 您可以选择PDF Reader预制的图章,或是自行建立文字或图片印章
  3. 将该图章置入您欲插入的位置即可202002_PDF_iPad_Stamp50_.gif

利用「签名」工具远距签署 文件
 

在远距工作的阶段中,要收集实体签名相当不易。您可以利用PDF Reader提供的签名工具,签署合约、同意书或收据,让签署过程数位化:

  1. 点击「签名」工具
  2. 从签名库中选择一已建立的签名样式
  3. 或是直接在 iPad 萤幕上新增一个签名
  4. 在PDF文件上,你可以调整签名大小并拖曳至合适位置后,再点击「新增至此」即可202002_PDF_iPad_Sign50_.gif

同一文件请求「多份签名」
 

若您有一份文件需要同时交由多人签署,您可以考虑我们全新的电子签署服务 - 点点签(DottedSign)。点点签省去传统需要面对面的互动过程,直接透过系统自动发出签署请求给指定签署者并完成指定签署的栏位:

  1. 在 PDF Reader 程式中,打开PDF文件,并点击右上方「。。。(更多)」按钮
  2. 点击「分享至...」并选择以「文件」分享该档案
  3. 从弹出的iOS工作选单中,选择「复制到DottedSign」,手机会便自动打开点点签的应用程式
  4. 选择「邀请他人签署(Get Signatures)」 即可建立新的签署任务
  5. 加入多位签署者Email后,您可以设定这份文件是否需要按照顺序完成签署(如要求A者必须先签后,B者才能接续)
  6. 分配签署栏位给每一位对应的签署者
  7. 送出签署任务后,点点签即可帮您跑完后续的流程202002_PDF_iPad_DottedSign50_.gif
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