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善用圖章工具在文件往返流程:用圖章標記特定位置、客製圖章表示當前進度、以合併副本保護圖章

 

若同一份文件在作業流程中,超過一個人以上經手該檔案,可利用註記或圖章工具幫助文件來往過程更加有效率與流暢。接下來將分享三個使用情境,教你利用PDF圖章工具和他人分享資訊。

插入標記提示須被編輯處

 

寄送文件希望他人簽署合約或協議書時,可以適時插入一個提示圖章訊息,讓簽署者明確知道哪裡需要他的編輯或簽名。當文件完成後,可以再刪除維持文件的完整度。 

  1. 開啟PDF文件,點擊 “圖章” 工具
  2. 在 “標準” 分頁下,找到 “Sign Here”(以提示文件需被簽名處為例)
  3. 點擊並置入圖章到文件中需要被簽署的位置

 


201912_PDF_Mac_Standard_Stamp50_.gif

 

插入標記說明文件當前進度

 

你可以利用客製圖章功能,同時加入時間與日期資訊,將有助於在組織內部逐級傳遞文件過程,每個層級經手人可插入標記著名該文件處理的訊息與結果。

 

  1. 在圖章工具中,切換至"客製"分頁
  2. 您可以選擇建立「照片圖章」或是「文字圖章」(本範例以文字圖章進行示範)
  3. 輸入「Paid」在輸入框,並可按照您的需求決定是否勾選顯示日期與時間訊息
  4. 點擊「新增(Add)」,即可將圖章置入文件內

 

201912_PDF_Mac_Custom_Stamp50_.gif

 

讓標記內容不再被他人編輯

 

若該圖章內容所提示的訊息相當重要且需要永久置入在該文件中,你可以建立一合併副本,將可確保該圖章能保存在文件中且不會被他人所移除。

 

  1. 點擊上方功能列中的「檔案(File)」功能
  2. 選擇「另存成合併副本(Save as Flattened PDF)」
  3. 設定木腰資料夾儲存該副本即可

 

201912_PDF_Mac_Flattened_Copy50_.gif

 

 

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