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遠距工作(或在家上班)更有效率:文字筆記、圖章標記、電子簽名、邀請多人簽署

 

科技的演進加速彈性工時分配與遠距工作的趨勢。配合科技的運用,讓資訊流通更加容易,讓工作更具效率。下面我們分享四個小技巧,教您如何克服遠距工作帶來的問題與困擾:



利用「文字方塊」建立有效溝通 

 

當團隊成員會在同一份文件上共同作業時,您可以利用「文字方塊」工具,將個人的註解置入在PDF文件內,讓溝通過程更加有效率:

  1. 打開PDF文件並點擊「文字方塊」工具
  2. 設定顏色和顯示格式後點擊「新增(ADD)」
  3. 在PDF上點擊欲插入文字處,開始輸入文字內容
  4. 該註記便會以文字方塊形式顯示在PDF文件內


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使用「圖章」顯示註記文件狀態

 

您可以利用圖章功能,結合顯示時間和日期的資訊,在文件傳遞的流程中,幫助他人有效提示該文件重點內容或當前的處理狀態:

  1. 點擊「圖章」工具
  2. 您可以選擇PDF Reader預製的圖章,或是自行建立文字或圖片印章
  3. 將該圖章置入您欲插入的位置即可

 

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利用「簽名」工具遠距簽署文件

 

在遠距工作的階段中,要收集實體簽名相當不易。您可以利用PDF Reader提供的簽名工具,簽署合約、同意書或收據,讓簽署過程數位化:

  1. 點擊「簽名」工具
  2. 從簽名庫中選擇一已建立的簽名樣式
  3. 或是直接在你的手機或平板螢幕上簽名新增一個簽名
  4. 在PDF文件上,你可以調整簽名大小並拖曳至合適位置後,再點擊「新增(Add)」即可


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同一文件請求「多份簽名」

 

若您有一份文件需要同時交由多人簽署,您可以考慮我們全新的電子簽署服務 - 點點簽(DottedSign)。點點簽省去傳統需要面對面的互動過程,直接透過系統自動發出簽署請求給指定簽署者並完成指定簽署的欄位:

  1. 打開 點點簽(DottedSign)應用程式
  2. 選擇「邀請他人簽署(Get Signatures)」 並透過「瀏覽」找到放在 PDF Reader的文件
  3. 加入多位簽署者Email後,您可以設定這份文件是否需要按照順序完成簽署(如要求A者必須先簽完後,B者才能接續)
  4. 分配簽署欄位給每一位對應的簽署者
  5. 送出簽署任務後,點點簽即可幫您跑完後續的流程

 

 

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